Beaucoup de coachs CrossFit démarrent sur Excel ou Google Sheets. C'est gratuit, c'est flexible, ça marche. Jusqu'au moment où ça ne marche plus. Si tu envoies tes WODs par mail le dimanche soir, que tes athlètes te répondent par DM avec leurs scores, et que tu copies-colles tout dans un Sheet pour suivre la progression : tu sais déjà que tu es au plafond. Voici comment passer à autre chose, sans casser ce qui marche.
Pourquoi Excel atteint ses limites
Excel scale linéairement avec ton temps. Chaque nouvel athlète, c'est un onglet de plus, un email de plus, un suivi manuel de plus. À 5 athlètes ça va. À 15 tu commences à galérer. À 30 tu y passes 20 heures par semaine en admin pur. À 50 tu pleures.
Le vrai problème n'est pas Excel, c'est que ce n'est pas un outil de coaching. Excel ne sait pas :
- Encaisser un abonnement mensuel automatiquement
- Envoyer une facture aux normes
- Notifier l'athlète qu'une nouvelle séance est dispo
- Recevoir le score et le PR de l'athlète sans copier-coller
- Te montrer la progression d'un athlète sur 6 mois en un coup d'œil
- Mettre à jour automatiquement un leaderboard
- Te dire qui n'a pas validé sa séance cette semaine
Tu fais tout ça à la main. Et chaque heure passée là-dessus, c'est une heure que tu ne passes pas à programmer ou à coacher. C'est de la marge perdue.
Les signaux qu'il est temps de migrer
Tu sais que c'est le moment quand au moins 2 de ces signaux sont présents :
- Tu passes plus de temps sur l'admin (mails, factures, suivi) que sur la programmation
- Tu as oublié au moins une fois d'envoyer une séance à un athlète
- Tu as déjà eu un retard de paiement sur une facture client parce que tu n'as pas relancé à temps
- Tu n'arrives plus à dire en 30 secondes où en est l'athlète X sur sa progression
- Tu refuses des nouveaux athlètes parce que tu n'as plus le temps
Les options en 2026
Plateformes françaises
Strivee (Dijon) : abonnement mensuel 19/49/99 €, ancrage box CrossFit, gestion physique salle. Bon choix si tu gères une box en plus du coaching à distance.
Ekklo (Paris) : abonnement mensuel 29/49/66 €, généraliste avec module nutrition complet (plans alimentaires détaillés, bibliothèque de recettes) et IA générative. Bon choix si tu fais du suivi nutritionnel structuré en plus du coaching.
Unbrokn : gratuit + 2 % par vente plafonné à 90 €, multi-discipline (CrossFit, HYROX, force, fonctionnel, musculation, prépa physique). Bon choix si tu démarres ou si tu veux payer à la hauteur de ton activité.
Plateformes internationales
TrueCoach (US) : abonnement $49-200/mois, anglais uniquement, large bibliothèque vidéo. Bon si ta clientèle est anglophone.
TrainHeroic (US) : abonnement $50-200/mois, marketplace publique, anglais uniquement. Bon si tu veux la visibilité d'une marketplace anglophone.
Un tableau pour comparer rapidement
| Outil | Modèle | Pays | Spécialité |
|---|---|---|---|
| Strivee | Abonnement 19/49/99 €/mois | France | CrossFit, box physique |
| Ekklo | Abonnement 29/49/66 €/mois | France | Généraliste + nutrition + IA |
| Unbrokn | 0 € + 2 % par vente, plafond 90 € | France | Multi-discipline (CrossFit, HYROX, force, prépa) |
| TrueCoach | Abonnement $49-200/mois | USA | Personal training (anglais) |
| TrainHeroic | Abonnement $50-200/mois | USA | Force + marketplace (anglais) |
Comment migrer sans casser ce qui marche
La migration paraît effrayante. En vrai, si tu y vas par étapes, tu en as pour 3 semaines, top, pour passer définitivement.
Semaine 1 : préparer
Crée ton compte sur la plateforme choisie. La plupart proposent un essai gratuit ou sont gratuites à la création (Unbrokn). Reconstruis 2 ou 3 de tes programmations templates. Pas toutes : juste celles que tu utilises le plus. Si t'as 5 templates et que 80 % de ton activité tourne autour de 2, refais ces 2 d'abord.
Semaine 2 : tester sur 2-3 athlètes
Choisis 2 ou 3 athlètes de confiance avec qui tu as une bonne relation. Préviens-les que tu testes un nouvel outil et qu'ils auront une expérience un peu différente. Invite-les sur la plateforme, balance-leur leur prog dessus. Recueille leur retour au bout de 7 jours.
Semaine 3 : basculer le reste
Si le test est concluant (et il l'est toujours, parce qu'une app mobile bat un mail Excel à 100 %), invite tous tes autres athlètes. Mets une date de bascule claire (par ex "à partir du lundi 13, on bosse uniquement sur l'app"). Maintiens Excel en lecture pendant 1 mois, le temps que tout le monde s'habitue, puis archive.
Le ROI de la migration
Les retours qu'on a des coachs qui passent d'Excel à une plateforme (Unbrokn ou autre) sont assez constants :
- 10 à 15 heures gagnées par semaine sur l'admin pur
- Taux de validation des séances en hausse (les athlètes ouvrent plus l'app que les mails)
- Moins de "tu m'as envoyé quoi déjà ?" parce que tout est centralisé
- Plus de visibilité sur la progression réelle des athlètes
- Augmentation du ticket moyen (tu peux justifier un tarif plus haut quand l'expérience client est plus pro)
Concrètement, sur un an, c'est 500 à 700 heures que tu récupères. Soit tu en fais du CA supplémentaire (10-15 athlètes en plus), soit tu en fais du temps à toi.
Notre recommandation
Si tu n'as jamais utilisé une plateforme dédiée, le plus simple c'est de commencer par celle qui ne te coûte rien tant que tu n'as pas validé. Unbrokn est gratuit à la création, sans limite de durée, et tu paies uniquement quand tu vends. Tu peux donc migrer 100 % de ton activité, tester pendant 2-3 mois, et si ça ne te convient pas, repartir sans avoir laissé d'argent sur la table.
Si tu gères une box CrossFit physique en plus, regarde Strivee qui couvre la salle. Si tu fais du suivi nutritionnel structuré (plans alimentaires détaillés, recettes), Ekklo. Si tu coaches en anglais, TrueCoach ou TrainHeroic. Mais ne reste pas sur Excel parce que tu as la flemme de bouger : chaque mois passé à 20 h d'admin par semaine, c'est un mois de moins à coacher pour de vrai.
Questions fréquentes
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Au cas par cas, mais le seuil moyen est autour de 15 athlètes. À ce niveau, tu commences à passer plus de temps en admin qu'en coaching. Certains tiennent à 25 avec un système Excel très optimisé. Au-delà de 30, c'est intenable.
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Pas d'import automatique aujourd'hui. Mais comme le cœur de ton travail (templates de programmations) doit être reconstruit dans n'importe quel outil, ce n'est pas un blocage. Tu recopies tes 2 ou 3 templates principaux à la main (1-2 heures), et ensuite la création est plus rapide qu'en Excel.
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Excel coûte 0 €/mois mais te coûte 15-20 heures de ton temps par semaine au-delà de 15 athlètes. Au tarif de marché coach (40-60 €/heure), c'est 600-1200 € de "coût caché" mensuel. Une plateforme à 30-50 €/mois (Strivee, Ekklo) te fait économiser largement plus que ça. Unbrokn ne te coûte rien tant que tu ne vends pas, donc le calcul est encore plus tranchant.
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Oui, dans 95 % des cas. Une app mobile vs un mail le dimanche soir, c'est une amélioration côté client, pas une régression. Préviens-les en amont, montre-leur 2 minutes de l'app, donne-leur un délai pour s'installer, et c'est plié. Les rares qui résistent sont en général ceux qui sont déjà sur le départ pour d'autres raisons.
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Oui, et c'est même recommandé. Crée un compte sur 2 ou 3 outils en même temps, reconstruis ta même prog template sur chacun, envoie-la à un athlète différent, regarde le retour. En une semaine tu auras une opinion solide. Unbrokn est gratuit à la création (pas d'engagement, pas de carte). La plupart des autres ont un essai gratuit de 14 jours.
