Hugo, 31 ans, est co-fondateur et head coach d'une box CrossFit à Nantes. Avec ses deux associés, ils encadrent 180 athlètes en salle et en programmation en ligne. Il raconte.
Comment on fonctionnait avant
On s'est lancé à trois. On est tous les trois coachs CrossFit level 2, on se connaît depuis la fac. L'idée c'était d'ouvrir notre box et en parallèle de proposer une programmation en ligne pour les compétiteurs et les gens qui voulaient s'entraîner en dehors de la salle.
Au démarrage, on avait un Google Drive partagé. Chacun y construisait ses séances, on se les partageait, on s'envoyait des commentaires. C'était chaotique mais ça marchait parce qu'on était 15 athlètes en programmation.
À 80 athlètes c'est devenu autre chose.
L'enfer, concrètement
Je me souviens d'une semaine où on a envoyé la même séance deux fois, parce que personne ne savait qui l'avait envoyée ou pas. Les athlètes ont reçu leur séance du lundi, puis une autre par moi le mardi qui était en fait la séance du lundi que mon associé avait déjà envoyée la veille.
Les conflits sur qui gère quoi. Les doublons. Les oublis. Les messages qui partaient dans des groupes WhatsApp parce qu'on n'avait pas de vraie messagerie. Un athlète qui pose une question à l'un, qui répond, puis qui pose la même question à l'autre deux jours plus tard et qui reçoit une réponse différente.
Et moi qui essayais de garder une cohérence, de reprendre les décisions, de recoller les morceaux. J'étais devenu une sorte de manager de chef de projet du coaching, plus un coach. Mes associés étaient frustrés parce qu'ils sentaient que je reprenais la main en permanence.
Le déclic
Un des associés a failli partir. On a eu une grosse discussion, un soir, devant un café, sur comment on bossait. Il m'a dit : "je fais moitié coach moitié secrétaire, je me demande ce que je fais là". Ça m'a frappé parce que c'était exactement ce que je ressentais aussi.
On a décidé qu'il nous fallait un vrai outil. Pas une bidouille autour de Google Drive, pas une feuille Excel partagée mieux structurée. Un vrai outil de coaching pensé pour une équipe.
On a testé trois plateformes pendant un mois. On a demandé à nos athlètes de tester aussi. On a fini par en choisir une qui permettait à nos trois comptes d'être connectés sur la même organisation, avec des permissions claires.
Ce qui a changé
Le truc le plus évident, c'est que maintenant on voit qui a programmé quoi. Chaque bloc porte la trace de celui qui l'a créé ou modifié. On peut commenter, réagir, ajuster, sans avoir à aller voir l'autre en physique.
Ensuite, la messagerie est partagée. Un athlète qui nous écrit, les trois voyons le message. Si un a répondu, les deux autres le voient. Plus de doublons, plus de réponses contradictoires. Si je vois que mon associé a répondu à une question technique précise, je ne reviens pas dessus à moins qu'il me demande mon avis.
Troisième truc : on a enfin pu partager la charge. Avant, c'était toujours moi qui me retrouvais à faire la programmation du week-end parce que j'étais le plus investi. Maintenant, on a un système de rotation. Une semaine sur trois, chacun a la responsabilité principale sur un bloc donné. Ça nous a fait du bien à tous les trois.
Le truc qu'on n'avait pas anticipé
Les athlètes ont senti la différence. Je m'attendais à ce qu'ils disent "c'est bien, c'est nouveau", classique. Mais ce qu'ils ont remarqué c'est la cohérence. Ils ont senti que nos programmes étaient plus articulés, mieux pensés, plus clairs. Alors que techniquement, ils sont faits par les mêmes personnes qu'avant.
La différence, c'est qu'on s'entend mieux entre coachs. Et ça s'est vu sur nos programmes. On est plus apaisés, on communique mieux, on fait moins d'erreurs, et le résultat est là.
À ceux qui bossent en équipe
Si vous bossez à plusieurs coachs sur un Google Drive ou un groupe WhatsApp, vous allez à un moment toucher le plafond. Pas parce que vous êtes mauvais, mais parce que l'outil ne tient pas la charge dès qu'il y a plusieurs cerveaux qui doivent se coordonner.
Mon conseil, c'est d'investir dans un vrai outil avant que ça craque. Nous on a failli perdre un associé. On a eu de la chance, on a réagi à temps. D'autres n'ont pas cette chance.
