La plupart des coachs qu'on connaît ont commencé comme ça : un Google Sheet, quelques onglets, des copier-coller le dimanche soir. Ça marche très bien au début. Puis à un moment, beaucoup nous disent que ça commence à coincer.
L'histoire qu'on entend revenir le plus souvent ressemble à ça. Un coach démarre avec 5 à 10 athlètes. Il construit son système, il est fier de son tableur, il a même des formules qui calculent les charges. Six mois plus tard il est à 30 athlètes, et il commence à passer ses dimanches à dupliquer des onglets. À 40-50, il y a le jour où il envoie la mauvaise prog à la mauvaise personne. Et là, il commence à chercher autre chose.
Si tu en es là, ou si tu sens que tu y arrives, on a rassemblé ici ce que nous racontent les coachs qui sont passés par cette étape.
Pourquoi Excel finit par coincer
C'est pas l'outil qui est mauvais. C'est juste qu'il n'a jamais été fait pour ça.
Trois trucs reviennent pas mal quand les coachs nous racontent leur dernière année sur tableur. D'abord le temps : dupliquer, renommer, renvoyer par mail, plusieurs nous disent que ça leur prenait entre 5 et 10 heures par semaine à 40 athlètes. Ensuite le stress des erreurs : à un moment tu te trompes de destinataire, ou tu oublies de mettre à jour les charges de quelqu'un, et tu le découvres quand l'athlète te le dit. Et enfin l'invisibilité : t'as aucune idée de qui ouvre vraiment ses séances, qui s'entraîne, qui est en train de décrocher.
C'est ce dernier point qui semble faire le plus mal, d'après ce qu'on nous remonte. Un athlète qui arrête de payer, t'aurais peut-être pu le sauver si tu l'avais vu décrocher trois semaines avant. Avec Excel, tu t'en rends compte au moment où il annule.
Comment choisir la bonne plateforme
Y'a pas mal d'options sur le marché. On est pas les mieux placés pour te dire laquelle prendre (on a construit la nôtre, on est forcément biaisés). Mais voilà quatre questions qui nous semblent utiles à se poser avant de comparer.
Ça te coûte combien quand tu démarres. Beaucoup de plateformes fonctionnent à l'abonnement fixe. C'est confortable à partir d'un certain volume, mais douloureux les premiers mois, quand tu vends peu. D'autres prennent une commission sur les ventes. Regarde dans quelle logique tu es : tu veux un coût stable, ou un coût proportionnel à ton activité ?
Ce que tes athlètes en pensent. C'est le point qui nous paraît le plus sous-estimé. Un outil peut être génial côté coach et pénible côté athlète, et inversement. Demande-toi honnêtement : est-ce que mes athlètes vont ouvrir l'app tous les jours avec plaisir, ou est-ce qu'ils vont la subir ? Si tu peux tester en conditions réelles avec un ou deux athlètes avant de t'engager, fais-le.
Est-ce que ça colle à ton sport. Les besoins ne sont pas les mêmes entre un coach CrossFit qui programme des WODs avec scaling, un prépa SBD qui gère des blocs de force, un kiné qui suit des protocoles de rééducation, ou un coach HYROX qui alterne des filières. Certaines plateformes sont pensées pour un usage précis et se plient mal au reste. D'autres sont plus généralistes. À toi de voir où tu te situes.
Est-ce que t'y gagnes du temps, vraiment. Pour nous c'est la vraie question. Si l'outil est puissant mais qu'il te demande autant de manipulations qu'Excel, t'as juste changé de tableur. Regarde combien d'étapes il faut pour les actions que tu fais le plus souvent : créer une prog, l'envoyer, la dupliquer, gérer un paiement.
Comment se passe la migration, d'après ceux qui l'ont faite
On a pas de méthode universelle à te vendre. Par contre, plusieurs coachs nous ont raconté leur transition, et quelques idées reviennent souvent.
Le truc que personne ne recommande : basculer tout le monde du jour au lendemain. Ceux qui l'ont tenté nous disent que la première semaine a été chaotique. Les athlètes perdus, eux débordés, et beaucoup de temps perdu à éteindre des incendies.
Ceux qui racontent une transition plus douce l'ont généralement étalée sur quatre à six semaines.
Ils ont commencé par recréer une ou deux programmations sur la nouvelle plateforme, sans prévenir personne. Ils ont testé tout seuls pendant une semaine, pris leurs marques, fait leurs ajustements. Ensuite, ils ont ouvert aux nouveaux athlètes qui s'inscrivaient : ceux-là n'avaient jamais connu l'ancien Excel, donc pour eux c'était juste la norme. Pendant ce temps, les anciens restaient où ils étaient.
Après trois-quatre semaines, ils ont commencé à basculer les anciens par petits groupes de cinq ou dix. Beaucoup nous disent qu'ils ont commencé par leurs athlètes les plus engagés, pour que ceux-là rassurent ensuite les autres. Un petit Loom de 90 secondes pour expliquer comment ça marche, et ils sont restés dispo pour les questions la première semaine.
Et quand tout le monde est passé, ils ont fermé Excel. Pour de bon. Plusieurs nous ont dit que c'était la partie la plus dure : laisser les deux systèmes ouverts "au cas où", c'est continuer à y passer du temps sans raison.
Quelques pièges qu'on a vu revenir
Migrer en pleine saison de compète. Si tes athlètes préparent un HYROX ou les Opens, plusieurs coachs nous ont dit qu'il valait mieux attendre après. La migration demande de l'attention, et une période de pic, c'est pas le bon moment.
Vouloir tout personnaliser dès le premier jour. Un coach nous a raconté qu'il avait passé deux semaines à tout customiser avant même d'avoir migré un athlète. Son conseil avec le recul : utiliser les templates de base au début, personnaliser plus tard une fois que tu as compris la logique.
Sous-estimer la formation des athlètes. Même quand l'app est simple, prévoir 2-3 minutes d'explication par athlète, ça semble faire la différence. Un Loom mutualisé que tu envoies à tout le monde, ça peut suffire.
Ce que les coachs nous disent après
Trois mois après la migration, quelques retours reviennent régulièrement chez ceux avec qui on échange.
Le temps, surtout. Beaucoup nous parlent de 4 à 8 heures récupérées par semaine, parfois plus. Ils disent voir les décrochages en temps réel et pouvoir rattraper avant qu'un athlète annule. Les paiements tombent tout seuls. Et un truc qu'on n'imagine pas avant : plusieurs nous ont dit qu'ils avaient pu partir en vacances sans trimballer leur laptop pour la première fois depuis des années.
On va pas te promettre que ça va être ton expérience. Mais c'est ce qu'on entend souvent. Ce qui est sûr, c'est que la plateforme fait pas de toi un meilleur coach. Par contre, elle peut te redonner tes dimanches.