L'administratif (encaisser, facturer, relancer, tenir ta comptabilité, déclarer ton chiffre d'affaires) ne rapporte rien directement, mais il ne peut pas être négligé. Ce guide détaille les quatre briques à mettre en place pour qu'il prenne le moins de temps possible, en restant conforme. C'est un résumé des règles françaises, pas un conseil juridique ou comptable : valide ton organisation avec un expert-comptable.
Les briques à poser
Quatre briques couvrent l'essentiel de la partie financière d'une activité de coaching en ligne :
- Encaissement : comment l'athlète te paie
- Facturation : le document remis à l'athlète et conservé par toi
- Relances : quand un paiement échoue
- Comptabilité : tracer tes revenus pour tes déclarations (Urssaf, impôts)
Brique 1 : l'encaissement
Trois options principales :
- Virement bancaire : aucun frais d'encaissement, mais l'athlète doit déclencher chaque paiement, ce qui se prête mal à un abonnement.
- PayPal : pratique pour un paiement ponctuel ; les frais dépendent du type de transaction, consulte la grille PayPal.
- Stripe (ou équivalent) : paiement par carte, abonnements récurrents, relances automatiques. Frais de 1,5 % + 0,25 € (carte européenne standard) à 3,15 % + 0,25 € (carte internationale), selon la grille publique de Stripe.
Pour une activité en abonnement, le prélèvement automatique par carte évite de dépendre d'un virement que l'athlète doit déclencher chaque mois. Les outils de coaching spécialisés intègrent souvent Stripe et créent pour toi les produits et les abonnements.
Brique 2 : la facturation
Délivre une facture à chaque vente. Pour une prestation de services à un particulier, la note est obligatoire au-delà de 25 € TTC, ou en dessous si le client la demande (source : service-public.gouv.fr). Le plus simple est d'en émettre une à chaque paiement. En micro-entreprise, tes ventes figurent aussi dans ton livre des recettes.
Garde tes factures 10 ans. L'administration fiscale peut les demander pendant 6 ans (article L102 B du Livre des procédures fiscales), et le Code de commerce impose 10 ans pour les pièces comptables (article L123-22) : 10 ans couvre les deux (source : service-public.gouv.fr). Un stockage en ligne sauvegardé t'évite de gérer des fichiers à la main.
Vérifie ce que ton outil émet réellement (reçu, facture d'abonnement) et que tes factures portent les mentions obligatoires : ton nom suivi de « EI » ou ta dénomination sociale, ton numéro SIREN, ton adresse, le détail de la prestation et, en franchise de TVA, la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » (source : service-public.gouv.fr). Sur Unbrokn, aucune facture n'est émise à ton nom pour un programme one-shot : utilise un outil de facturation pour la produire.
Brique 3 : les relances
Sur un abonnement, des prélèvements échouent régulièrement : carte expirée, fonds insuffisants, refus de la banque.
Sans relance, un échec de paiement peut devenir un athlète perdu. Les outils de paiement récurrent retentent automatiquement le prélèvement et envoient à l'athlète un lien pour mettre sa carte à jour : une partie des paiements échoués se règle ainsi sans intervention de ta part. Sur Unbrokn, l'athlète reçoit un e-mail et une notification avec ce lien, une fois par facture échouée, et tu reçois une notification.
Une relance personnelle reste utile, mais seulement après les relances automatiques.
Brique 4 : la comptabilité
Deux cas selon ton régime :
Micro-entreprise. Déclaration mensuelle ou trimestrielle de ton chiffre d'affaires sur ton espace Urssaf. Pas de bilan ni de comptabilité en partie double, mais un livre des recettes à tenir. L'export mensuel de ton outil d'encaissement sert de base.
EI au régime réel ou société. La comptabilité est complète : un expert-comptable devient en pratique nécessaire. Transmets-lui chaque mois l'export de ton outil d'encaissement.
La TVA
Tant que tu restes sous le seuil de franchise en base de TVA (37 500 € de CA pour les prestations de services en 2026, seuil majoré de 41 250 €, source : service-public.gouv.fr), tu factures sans TVA, avec la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI », et tu n'as pas de déclaration de TVA à faire.
Au-delà, tu deviens redevable de la TVA : tu factures 20 % en plus à tes athlètes, tu collectes cette TVA et tu la reverses selon ton régime (acomptes semestriels et déclaration annuelle au régime simplifié, déclarations mensuelles ou trimestrielles au réel normal). En contrepartie, tu récupères la TVA sur tes achats professionnels. Un expert-comptable est fortement recommandé à ce stade.
Le passage à la TVA pose une question de prix. Si tu factures 40 € par mois aujourd'hui (sans TVA), tu passes à 48 € TTC pour garder 40 € hors taxe, ou tu absorbes la TVA et tu ne perçois plus que 33,33 € hors taxe. Une décision à anticiper avant d'approcher le seuil.
Une organisation type
Une organisation simple pour démarrer :
- un outil de coaching qui intègre Stripe pour l'encaissement et les relances ;
- un outil de facturation si les reçus de ton outil d'encaissement ne suffisent pas ;
- un compte bancaire dédié à ton activité, séparé de ton compte personnel ;
- un export mensuel transmis à ton expert-comptable ou rapproché de ton livre des recettes ;
- une relance personnelle seulement après les relances automatiques.
Une fois en place, cette organisation ramène l'administratif à un contrôle mensuel : vérifier les paiements, transmettre l'export, traiter les impayés restants.
Sur Unbrokn, tes athlètes paient sur ton propre compte Stripe, sans aucune commission : seuls les frais Stripe sont déduits. Tu paies 15 ou 45 € par mois après 30 jours d'essai sans carte (voir les tarifs). Le détail des abonnements et des relances est dans Stripe pour coach sportif.
Questions fréquentes
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1,5 % + 0,25 € pour une carte européenne standard, 2,8 % + 0,25 € pour une carte premium de l'EEE, 2,5 % + 0,25 € pour une carte britannique et 3,15 % + 0,25 € pour une carte internationale, selon la grille publique de Stripe.
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10 ans par prudence : 6 ans pour l'administration fiscale, 10 ans pour les pièces comptables au sens du Code de commerce.
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Laisse d'abord les relances automatiques agir. Si le paiement échoue encore, envoie un message personnel à l'athlète avec le lien pour mettre sa carte à jour.
